Ki, mit és mennyit nyomtat a cégben? Kinél landol az iroda másik feléből a nyomtatóra küldött dokumentum? A YSoft SafeQ nyomtatásfelügyeleti rendszerével ad választ a kérdésekre, miközben nem csak a költséghatékony nyomtatóhasználatról, de a dokumentumok biztonságáról is gondoskodik.

A papírmentes iroda ígérete már több évtizedes múltra tekint vissza, megvalósulása azonban máig várat magára. Az ultrabookok, tabletek és okosórák világában még mindig, szinte minden irodában stabil helye van a méretes, zümmögő masináknak: a papírtól teljesen megszabadulni gyakorlatilag máig lehetetlen mind vállalati környezetben, mind pedig az olyan területeken, mint az oktatás vagy az egészségügy. Egy visszakövethető és átlátható rendszer ugyanakkor nem csak minimalizálhatja a nyomtatás költségeit, de azt is megelőzheti, hogy a sokszor létfontosságú dokumentumok illetéktelen kezekbe kerüljenek.

Nyomtatás bárhol, biztonságosan

A Y Soft is ezt a célt tűzte ki maga elé SafeQ nyomtatásfelügyeleti rendszerével, amelyet egyaránt szán kis- és középvállalatoknak, illetve globális óriásoknak. A YSoft SafeQ három fő alappillérét a biztonságos nyomtatás, a munkavégzés hatékonyságának növelése és nem utolsó sorban a nagyobb költséghatékonyság jeleneti - de a nyomtató- és papírhasználat optimalizálása a vállalat környezetbarát működését is nagyban segíti.

A csehországi központú cég rendszere egy webes háttérrendszerre fűzi fel a vállalat kötelékében dolgozó nyomtatókat, amelyeken az illetékes vezetők határozhatják meg, mennyire adnak szabad kezet az egyes dolgozóknak: a kevésbé "papírnehéz" munkát végzőknél jobban visszafogható a heti engedélyezett oldalszám, de akár a színes nyomtatást is korlátozható, ha arra nincs szükség valamelyik részlegben. Az alkalmazottak, miután számítógépükről vagy akár oksotelefonjukról a Y Soft rendszerén keresztül elküldték nyomtatásra a kívánt dokumentumokat, azt a cég bármelyik nyomatóján kinyomtathatják, persze miután azonosították magukat a készüléknél. Így a Londonban a reptér várójában megírt, és a Y Soft SafeQ-nak elküldött jelentést az alkalmazott néhány órával később a berlini irodában gond nélkül kinyomtathatja az első szabad készüléknél.

A módszerrel nem fenyeget a veszély, hogy a potenciálisan érzékeny tartalmú nyomtatványt a jogosultakon kívül más kíváncsi tekintetek is végigpásztázzák, míg gazdája az íróasztaltól odaér a nyomtatóhoz. A Y Soft terméke többféle azonosítást is kezel, a céges belépőkártyáktól, a PIN kódokon át, a hagyományos felhasználónév-jelszó párosokig, amelyet a felhasználó az adott nyomtató kijelzőjén megjelenített felületen adhat meg - régebbi készülékek esetén a Y Soft azokhoz saját, kijelzővel szerelt terminált is biztosít. A megoldás nagy előnye, hogy az azonosításhoz nincs feltétlenül szükség új eszközök vásárlására, az bármilyen céges kártyával, tokennel, sőt oktatási intézményeknél akár diákigazolvánnyal is lebonyolítható.

Visszakövethető, költséghatékony működés

A rendszer a nyomtatók és felhasználók számától függetlenül használható, adott időközönként pedig részletes jelentések készíthetők vele (akár kérésre, akár automatizáltan). A riportokban követhető, hogy a cégben ki, mit és mennyit nyomtatott, az adatok alapján pedig tovább optimalizálható a vállalati papírhasználat - netán újraértékelhetők a korábban kiosztott jogosultságok, ha egy-egy kolléga túl sok festéket vagy papírt használna el. Az egyes időszakokra vonatkozó kiértékelések személyekre lebontva vagy akár egyes csoportonként vagy vállalati divíziókra leosztva is elkészíthetők.

A jelentésekkel nem csak a nyomtatások, de a beszkennelt dokumentumok is nyomon követhetők, így a cégben mindig jól látható, hogy ki és mikor kezelt érzékeny papírokat, illetve hova továbbította azokat. A szkennelésekhez mindezek mellett alapértelmezett tárhely is beállítható, akár az adott szervezet saját szerverén, akár egy harmadik féltől származó biztonságos szolgáltatásban. Így meggátolható, hogy a vállalati iratokat valaki illetéktelen címekre továbbítsa.

De nem kell feltétlenül explicit korlátozással visszafogni a dolgozókat, az alkalmazottak nyomtatási szokásai pszichikai ingerekkel is kordában tartatók: a nyomtató az adott munkamenet befejeztével kijelezheti például, hogy az mennyibe került a cégnek. A YSoft SafeQ-val továbbá akár bérnyomtatásra is lehetőség van, az ügyfeleknek adott összegért kiosztott tokenekhez tetszőleges nyomtatható oldalszám rendelhető.

Egyben vagy akár modulonként

A cég szerint a nyomtatásfelügyeleti rendszer amellett, hogy jóval biztonságosabbá teszi a kinyomtatott dokumentumok kezelését, akár 30 százalékos megtakarítást is jelenthet egy-egy vállalatnak a nyomtatási költségek terén. A YSoft SafeQ rendszere a céges környezetben használt nyomtatók  és kártyaolvasók szinte mindegyikével igénybe vehető - gyakorlatilag márkafüggetlen megoldásról van szó, a korábbi modelleknél előfordulhat, hogy azok valamely funkciót nem támogatják, a szoftver további részei azonban probléma nélkül futnak.

A nyomtatásfelügyeleti rendszer egyben vagy modulonként is megvásárolható, ha például egy cégben nincs szükség jelentéskészítésre vagy a fizetős szolgáltatások támogatására, azokat nem kell feltétlenül megvenni. Vannak ugyanakkor modulok, amelyek nem működnek egymás nélkül, a bármely nyomtató egyenértékű használatát lehetővé tevő Print Roaming előfeltétele például a felhasználó hitelesítésére szolgáló modul. A kiszemelt csomagot licenc vásárlásával vagy előfizetéses konstrukcióban is lehetőség van igénybe venni, minden esetben csak a használatban lévő eszközök után kell fizetni. Probléma esetére a vállalat a nap 24 órájában elérhető ügyfélszolgálatot működtet.

A 2000-ben alapított, erősen B2B fókuszú Y Soft mára leányvállalataival öt kontinensen jelen van. Az innovációra fektetett hangsúlyt jól mutatja, hogy a vállalat több mint 285 alkalmazottjának közel harmada dolgozik fejlesztési területen, a cég ráadásul az ugyancsak cseh alapítású Be3D akvirálásával már a 3D nyomtatás területén is tapogatózni kezdett, jelenleg két, saját fejlesztésű, megfizethető készülékkel van jelen a piacon. A cég mind a fejlesztést, mind pedig a gyártást Csehországban végzi, jelenleg világszerte több mint 14 ezer ügyfelet tudhat magáénak, a kis- és középvállalatoktól az olyan óriásokig mint a BMW, a T-Mobile, a Boeing vagy az Exxonmobil.